Numérisation de documents
et gestion électronique
Transformez vos archives papier en fichiers numériques et en données accessibles, sécurisées et organisées dans vos outils de travail favoris. Automatisé et optimisé par l'intelligence artificielle.
Des solutions de numérisation
adaptées à votre entreprise
Centralisez vos fichiers, améliorez la productivité et garantissez la conformité grâce à nos solutions GED et d'archivage numérique.
Numérisation haute qualité
Conversion de vos documents papier en fichiers PDF indexés, avec OCR pour une recherche rapide et efficace.
Stockage sécurisé
Hébergement sur serveurs canadiens conformes, avec sauvegardes automatiques et accès sécurisé.
Recherche et gestion
Classement intelligent, recherche instantanée et gestion centralisée de vos documents d'entreprise.
pour optimiser le processus de numérisation
Automatisez vos processus grâce à nos agents IA spécialisés : assurance qualité, OCR intelligent, collecte et indexation d'informations.
Agent Assurance Qualité
Vérification automatisée de la qualité des documents numérisés pour garantir précision et conformité.
Agent OCR & Indexation
Reconnaissance optique avancée pour transformer vos documents en données exploitables. Classement automatique et intégration dans vos logiciels.
Agent de saisie de données
Automatisez la saisie, la mise à jour et la synchronisation des données entre vos outils (CRM, ERP, GED) pour gagner en productivité.
et caractéristiques techniques
Le meilleur service de numérisation de documents près de chez vous, avec un équipement industriel de pointe et des prix compétitifs.
Idéal pour les archives standard. Prix par boîte selon le volume et la préparation requise.
- Boîte standard (environ 2 000 pages)
- Préparation et débrochage disponibles
- Numérisation haute vitesse
Idéal pour les plans d'architecture, d'ingénierie et les documents grand format.
- Numérisation haute résolution
- Formats architecturaux et d'ingénierie
- Traitement soigné des documents fragiles
Parfait pour les projets spécifiques ou les documents complexes.
- Tarification selon le volume et la complexité
- Options de traitement avancées
- Indexation personnalisée
Spécifications techniques
et services inclus
Numérisation de documents et plans
Sauvegarde en fichiers PDF, TIFF, JPG, etc. Choix de résolution de 100 à 2400 DPI.
Préparation professionnelle
Service de débrochage minutieux et nettoyage des documents avant le scan.
Équipement industriel
Numériseurs Kodak Alaris haute performance industrielle et commerciale.
OCR et Intelligence Artificielle
Reconnaissance optique (OCR) et nommage automatique des documents par l'IA selon vos prompts.
Assurance qualité
Validation de la qualité rigoureuse (normes ISO 9001) et vérification par IA.
Portail client en ligne
Dashboard sécurisé pour suivre l'avancement, télécharger vos documents et gérer vos projets.
Pourquoi choisir Clemento plutôt que
les géants de l'industrie ?
Contrairement aux multinationales ou aux petits services locaux, nous offrons le meilleur des deux mondes : une technologie de pointe et un service de proximité sans frais cachés.
Les autres fournisseurs
- Tarification complexe avec des frais cachés (retrait, transport, hébergement).
- L'extraction de données (OCR) et l'IA sont souvent des options très coûteuses.
- Processus « boîte noire » : vous attendez des semaines avant de voir vos documents.
- Service client délocalisé et processus rigides.
L'avantage Clemento
- Prix transparents (à la boîte ou à la page), sans surprise.
- OCR et nommage intelligent par l'IA intégrés au cœur de notre processus.
- Portail client en temps réel : suivez l'avancement et téléchargez vos PDF instantanément.
- Service local au Québec, en Ontario et au Nouveau-Brunswick, rapide, humain et adapté à votre réalité.
L'expérience et la minutie
au service de vos archives
La technologie de pointe ne fait pas tout. Pour garantir une qualité irréprochable, nous confions la préparation et la numérisation de vos documents à une équipe dévouée, composée principalement de jeunes retraités de notre communauté.
Une attention aux détails inégalée
Contrairement aux multinationales où le volume prime sur la qualité, notre équipe prend le temps de traiter chaque document (débrochage, nettoyage) avec le plus grand soin.
Fierté et engagement
Nos collaborateurs aiment ce qu'ils font et ont à cœur le travail bien fait. Cet engagement se reflète directement dans la perfection du résultat final.
Impact social positif
En choisissant Clemento, vous valorisez l'expérience et offrez un environnement stimulant à une génération riche en compétences.
Confier ses documents importants nécessite une confiance absolue. Nos équipes traitent chaque archive comme si c'était la leur. C'est cette conscience professionnelle, souvent perdue dans les grandes structures industrielles, qui fait toute la différence.
Au-delà du PDF : l'intégration
directe dans vos logiciels
La numérisation n'est que la première étape. Grâce à notre expertise en intelligence artificielle et en extraction de données (OCR), nous ne nous contentons pas de vous livrer des fichiers PDF. Nous transformons vos archives en données exploitables.
Intégration CRM & ERP
Nous connectons et injectons automatiquement les informations extraites directement dans vos systèmes actuels (Salesforce, HubSpot, SAP, Dynamics, etc.).
Automatisation des processus
Fini la saisie manuelle. Nos agents IA lisent, comprennent et classent les données de vos factures, contrats et dossiers clients pour les rendre instantanément utilisables.
Un processus simple et efficace
Nous vous accompagnons de la collecte de documents jusqu'à leur gestion numérique centralisée.
Collecte
Récupération de vos archives et préparation au traitement.
Numérisation & OCR
Scan haute qualité avec reconnaissance optique des caractères.
Indexation & accès
Classement intelligent et accès rapide via notre GED sécurisée.
Ce que disent nos clients
"Bon service !"
"Je n'ai pas encore reçu mon matériel mais le service a été tellement bon ! Merci !"
"Retour rapide, William a fait une bonne analyse de mon entreprise et très bonne offre adaptée à mes besoins."
"Excellent service, belle compréhension des besoins. Belle vision à long terme. Toujours prêt à aider."
"Un super service ! Aimable, efficace. Je recommande à 100 %."
"Très satisfait du service."
Qu'est-ce qu'un service de numérisation de documents professionnel ?
La numérisation de documents est un service spécialisé qui transforme vos archives papier encombrantes en fichiers numériques sécurisés (PDF, TIFF) grâce à des numériseurs industriels haute vitesse. Cette technologie, combinée à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à l'intelligence artificielle, permet de rendre vos documents entièrement consultables par mots-clés et d'extraire automatiquement les données importantes pour vos logiciels d'entreprise.
Au Canada, les multinationales de la gestion documentaire comme Iron Mountain ou Access imposent souvent des contrats complexes avec de nombreux frais cachés (transport, retrait de boîtes, frais d'hébergement mensuels) et des délais de traitement très longs. Avec notre service de numérisation local et économique, vous obtenez une tarification transparente à la boîte ou à la page, incluant la préparation, le débrochage et l'indexation par l'IA, pour une fraction du prix et sans mauvaises surprises. À titre d'exemple, lors d'un récent appel d'offres public pour la Ville de Joliette, notre proposition s'élevait à 25 000 $, comparativement à 42 000 $ pour le plus proche soumissionnaire concurrent, démontrant ainsi notre capacité à offrir un service de qualité supérieure à un prix nettement plus avantageux.
Notre service de dématérialisation est idéal pour les PME du Québec, de l'Ontario et du Nouveau-Brunswick, les cabinets d'avocats, les cliniques médicales, les bureaux comptables et les organismes publics qui cherchent une alternative fiable et abordable aux géants de l'industrie, tout en garantissant la sécurité absolue et la confidentialité de leurs données.
Comment se déroule un projet de numérisation ?
Notre processus de numérisation est conçu pour être transparent, sécurisé et rapide. Voici les étapes clés de notre service :
-
1
Collecte et transport sécurisé
Nous récupérons vos boîtes d'archives directement à vos bureaux.
-
2
Préparation des documents
Nos équipes procèdent au débrochage, au retrait des trombones et au nettoyage des pages.
-
3
Numérisation haute vitesse
Vos documents sont scannés avec des équipements industriels pour une qualité optimale.
-
4
Traitement OCR et IA
Les fichiers sont convertis en texte recherchable et nommés automatiquement selon vos critères.
-
5
Contrôle qualité
Chaque lot passe par une vérification rigoureuse pour s'assurer de sa conformité.
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6
Livraison et destruction
Vos fichiers numériques vous sont remis, et nous procédons au déchiquetage sécurisé ou au retour de vos documents physiques.
L'avantage de notre plateforme web
Contrairement aux autres fournisseurs, nous mettons à votre disposition une plateforme web exclusive. Vous pouvez y tracer et suivre l'avancement de votre projet boîte par boîte, télécharger vos fichiers en direct aussitôt qu'ils sont prêts, et obtenir toutes les données de traçabilité conformes aux normes de BAnQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec), de l'ONGC (Office des normes générales du Canada - CAN/CGSB-72.34) et aux exigences fédérales (LPRPDE).
Est-ce qu'un document numérisé peut remplacer un document original ?
Oui, tout à fait. Au Canada, un document numérisé possède la même valeur juridique que son original papier, à condition de respecter certaines règles strictes garantissant son intégrité et son authenticité.
Pour qu'un fichier numérique remplace légalement l'original, il doit répondre aux conditions suivantes :
- L'intégrité du document : le contenu ne doit pas avoir été altéré lors de la numérisation.
- La lisibilité : la résolution et la qualité de l'image (DPI) doivent permettre une lecture claire de toutes les informations.
- La traçabilité et la sécurité : il faut pouvoir prouver comment, quand et par qui le document a été numérisé et stocké.
- La conformité aux normes : le processus doit s'aligner sur les exigences provinciales et fédérales (ONGC, LPRPDE, BAnQ).
- La traçabilité de la destruction : si l'original est détruit, ce processus doit être documenté de manière sécurisée et irréfutable.
La garantie Clemento
Nos procédés industriels, nos contrôles qualité rigoureux et notre plateforme de traçabilité garantissent que chaque document numérisé par nos soins peut légalement remplacer votre original papier. Vous pouvez ainsi procéder à la destruction sécurisée de vos archives physiques en toute tranquillité d'esprit, tout en restant 100 % conforme lors d'un audit, d'une inspection, ou d'une contestation en cour de la validité du document. De plus, nous fournissons un certificat de destruction officiel pour assurer une traçabilité complète de bout en bout.
Comment garantissons-nous une numérisation de documents haute vitesse de si haute qualité ?
Pour atteindre une qualité d'image irréprochable et une fiabilité à 100 %, nous n'utilisons pas de simples scanners de bureau. Notre centre de production est équipé de numériseurs commerciaux et industriels de pointe, tels que le réputé Kodak Alaris i5200V.
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Vitesse et précision
Capacité de numériser des centaines de pages par minute tout en appliquant des corrections d'image en temps réel (redressement, recadrage, suppression des pages blanches).
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Technologie anti-doublon
Des capteurs à ultrasons détectent la moindre double alimentation, garantissant qu'absolument aucune page de vos archives ne sera oubliée ou sautée.
-
Clarté parfaite pour l'OCR
L'optique de qualité supérieure produit des images nettes et contrastées, essentielles pour une extraction de données (OCR) précise et sans erreur par nos systèmes d'IA.
Traitement automatisé et sécurisé des
bulletins de vote par correspondance
Face à l'augmentation du vote par correspondance, la rapidité et la précision de traitement sont devenues cruciales pour les municipalités et les organismes électoraux. Notre solution technologique permet d'automatiser la vérification des enveloppes de vote, réduisant considérablement les besoins en ressources humaines tout en augmentant l'efficacité de 95 %.
Là où un employé de bureau électoral peut traiter manuellement environ 50 enveloppes à l'heure, notre processus automatisé permet d'en vérifier jusqu'à 1 000 dans le même laps de temps.
Vitesse fulgurante
Numérisation ultra-rapide des deux côtés de l'enveloppe dès la réception pour un traitement immédiat.
Précision inégalée
Extraction et comparaison intelligentes des signatures directement avec la base de données d'inscription des électeurs.
Sécurité maximale
Réduction de la manipulation humaine, horodatage imprimé sur chaque enveloppe et détection des anomalies de juridiction.
Comment fonctionne notre processus d'authentification ?
- 1 Numérisation et traçabilité : les enveloppes reçues par la poste sont numérisées (recto-verso) et un horodatage avec numéro de séquence est imprimé physiquement sur chacune d'elles.
- 2 Analyse de la signature : notre logiciel spécialisé capture automatiquement la signature et la compare avec le registre électoral pour générer un score de correspondance.
- 3 Tri intelligent : selon le score obtenu, la signature est validée automatiquement ou signalée pour une vérification visuelle humaine supplémentaire.
- 4 Exportation des données : les informations validées sont exportées de manière sécurisée vers le logiciel de gestion des élections.
Secteurs desservis
Nous offrons nos services de numérisation de documents professionnels partout au Québec, ainsi qu'en Ontario et au Nouveau-Brunswick. Voici quelques-unes des principales villes où nous intervenons :
Sécurité et confidentialité
de niveau institutionnel
Nous comprenons l'importance de protéger vos informations sensibles. C'est pourquoi nous appliquons les protocoles de sécurité les plus stricts de l'industrie pour la manipulation de vos archives.
Enquêtes d'antécédents en continu
Tous nos employés sont soumis à des vérifications d'antécédents judiciaires rigoureuses et continues, et sont liés par des accords de confidentialité stricts.
Norme ISO 27001
Nos processus et nos infrastructures technologiques s'alignent sur les exigences de la norme ISO 27001, la référence internationale pour la gestion de la sécurité de l'information.
Contrôle d'accès strict
Nos installations sont protégées 24/7 par des systèmes d'alarme, des caméras et des accès contrôlés. Vos données numériques sont cryptées au repos et en transit.
Conformité légale (Loi 25)
Nous assurons une conformité totale avec les lois sur la protection des renseignements personnels, incluant la Loi 25 au Québec et la LPRPDE au niveau fédéral.
Prêt à numériser vos archives ?
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